Privatliv

Privatlivspolitik for TeleRespons

Denne privatlivspolitik forklarer, hvordan TeleRespons behandler personoplysninger ved demo, abonnement, AI-assisteret opkaldshåndtering, portaler, mobile medarbejderapps, SMS, support og relaterede ydelser.

TeleRespons drives af TeleRespons, CVR-nr.: DK26447399. Spørgsmål kan sendes til mail260515@telerespons.com.

1. Hvad TeleRespons gør

TeleRespons hjælper virksomheder med at modtage opkald, indsamle beskeder, transskribere eller opsummere indhold, matche henvendelser til relevante medarbejdere eller områder og sende strukturerede notifikationer.

2. Roller og ansvar

For virksomhedskunder er kunden normalt dataansvarlig for personoplysninger om medarbejdere, opkaldere og forretningskontakter. TeleRespons behandler oplysningerne for at levere ydelsen og fungerer som databehandler, hvor det er relevant.

3. Oplysninger vi kan behandle

Vi kan behandle virksomhedsoplysninger, navne, e-mailadresser, telefonnumre, opkaldsmetadata, optagelser, transskriptioner, AI-resuméer, routingoplysninger, supportbeskeder, betalingsreferencer, portalaktivitet og tekniske eller sikkerhedsrelaterede logs. For mobile medarbejderapps kan det også omfatte medarbejderkonto og virksomhedstilknytning, beskeder, noter, oplysninger om tilgængelighed, push-tokens, installations-ID’er, platform, app-ID og version, buildnummer, miljø og lokalitet. Push-tokens og installations-ID’er opbevares krypteret i tjenesten, mens et separat fingeraftryk bruges til at administrere registreringerne.

4. Formål

Oplysninger behandles for at oprette og administrere konti, drive demoer og abonnementer, modtage og route opkald, levere web- og mobile medarbejderportaler, godkende brugere og styre autoriseret adgang, levere push-notifikationer til den rigtige enhed, levere support, håndtere sikkerhed og fakturering samt forbedre ydelsen.

5. AI og tredjepartsleverandører

TeleRespons kan anvende betroede tredjepartsleverandører til hosting, telefoni, SMS, betaling, e-mail, transskribering og AI-assisteret fortolkning. Leverandører bruges kun, hvor det er nødvendigt for ydelsen. Den konkrete leverandør, dataflowet, opbevaringen og databeskyttelsesforanstaltningerne kan afhænge af ydelsen og konfigurationen. Kunder kan kontakte TeleRespons for oplysninger om de leverandørkategorier, der er relevante for deres ydelse.

6. Opbevaring

Oplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt for drift, support, fakturering, sikkerhed, lovkrav og legitime forretningsformål. Lydoptagelser fra opkald, der er gemt i TeleRespons-tjenesten, opbevares i maksimalt 30 dage. En planlagt oprydning sletter lokale optagelser og markerer dem som utilgængelige efter denne periode, medmindre der er et dokumenteret bevaringshold, eller en anden gældende opbevaringsforpligtelse kræver det. Transskriptioner, AI-fortolkninger, opkaldsmetadata og SMS-log kan opbevares længere, hvor det er nødvendigt for drift, dokumentation, support, fakturering og sikkerhed. Aktive mobile enhedsregistreringer opbevares, så længe de er nødvendige for at levere notifikationer, og kan deaktiveres eller tilbagekaldes, når en registrering deaktiveres, et token tildeles en anden installation, eller en leverandør meddeler, at tokenet ikke længere er gyldigt. Der loves ikke en fast slettefrist for disse tekniske registreringsoplysninger. Kunden kan anmode om sletning, hvor det er relevant.

7. Mobile medarbejderapps

Denne politik gælder også for TeleRespons’ medarbejderapps til iPhone, iPad og Android. Medarbejdere bruger deres virksomhedskonto til at se opkaldslog, beskeder og kontaktoplysninger, følge op på opkald samt opdatere profil og tilgængelighed. Oplysninger, der indsendes via disse funktioner, herunder beskeder, noter og oplysninger om tilgængelighed, sendes til TeleRespons-tjenesten og knyttes til medarbejderkontoen og virksomheden. Vi behandler oplysningerne for at levere de ønskede funktioner og styre autoriseret adgang.

Medarbejderappen afspiller optagelser af telefonopkald, der håndteres af TeleRespons-tjenesten. Den optager ikke selv lyd via mikrofonen og uploader ikke lydoptagelser. Bestemmelserne i denne politik om telefonoptagelser, transskribering og AI-fortolkning gælder fortsat for den underliggende opkaldshåndtering.

Hvis push-notifikationer er slået til, registrerer appen sig til notifikationer gennem den relevante platformstjeneste. På Apple-enheder leveres notifikationer gennem Apple Push Notification service (APNs). På Android-enheder leveres notifikationer gennem Firebase Cloud Messaging (FCM). TeleRespons behandler push-tokenet og det installations-ID, som implementeringen anvender, knyttet til medarbejderkontoen og virksomheden, for at levere notifikationer til den rigtige enhed. Notifikationspayloads indeholder den titel og tekst, der skal vises, samt hændelses- eller routingdata, der skal åbne den relevante visning, f.eks. hændelses-ID, route, opkalds-ID, samtale-ID eller besked-ID. De indeholder ikke lyd fra opkald.

8. Privatlivsanmodninger, rettigheder og samtykke

Personer kan have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning eller indsigelse mod behandling samt ret til at klage til en databeskyttelsesmyndighed. Anmodninger om indsigt, rettelse eller sletning kan sendes til mail260515@telerespons.com. Hvis din arbejdsgiver eller en anden TeleRespons-kunde er dataansvarlig for oplysningerne, kan du også kontakte den organisation. TeleRespons hjælper med anmodninger inden for vores rolle og koordinerer med den dataansvarlige, hvor det er nødvendigt. Nogle oplysninger kan være nødvendige at opbevare for at overholde lovkrav eller andre gældende opbevaringskrav, der er beskrevet i denne politik.

Hvis behandlingen er baseret på dit samtykke, kan du trække samtykket tilbage ved at kontakte os. Tilbagetrækning påvirker ikke behandling, der var lovlig før tilbagetrækningen. Du kan slå push-notifikationer fra i enhedens indstillinger. Deaktivering af push-notifikationer sletter ikke i sig selv din konto eller eksisterende data.

9. Sikkerhed og tekniske logs

TeleRespons anvender tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder adgangsstyring, miljøadskillelse, sikker konfiguration og overvågning, hvor det er relevant. Vi kan oprette tekniske brugs- og sikkerhedsregistreringer, herunder hændelser om login og adgang, applikationsfejl, levering af notifikationer, portalaktivitet og sikkerhedshændelser. Registreringerne bruges til at drive og fejlfinde tjenesten, beskytte konti og systemer, forebygge misbrug og dokumentere relevante sikkerheds- eller servicehændelser. De kan opbevares så længe, det er nødvendigt til disse formål, for at overholde lovkrav og af legitime sikkerhedshensyn. Ingen tjeneste kan garantere absolut sikkerhed.

10. Internationale overførsler

Hvis oplysninger behandles uden for EU/EØS eller Storbritannien, anvendes relevante overførselsgrundlag som kontraktuelle garantier, afgørelser om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller anden lovlig hjemmel.

11. Kontakt

Spørgsmål om privatliv kan sendes til mail260515@telerespons.com.